In unserer Blitzlicht-Reihe zeigen wir in unregelmäßigen Abständen, kurz und knackig, was Smart-Information (SI) heute schon in der Praxis heißt. Wir zeigen Ihnen herausragende, produktive Funktionen und Beispiele direkt aus dem Alltag, inklusive Aufwand und Nutzen. Wir wollen Ihnen damit Anregungen geben, wie auch Sie in Ihrem Unternehmen alltägliche Herausforderungen mit SI nutzerorientiert angehen können.
„FINDEN statt Suchen“
Wem ist das nicht schon einmal selbst passiert: Der Batteriewechsel bei einem Mikrofon ist genau dann notwendig, wenn eben keine Anleitung in der Nähe ist; aber das Interview, die Berichterstattung oder die Band müssen jetzt aufgenommen werden.
Wir wünschen uns in diesem Moment eine Art lebendige Dokumentation, mit der wir kommunizieren, vielleicht sogar sprechen könnten, die uns schnell versteht und die Antwort sofort parat hat.
Wir wollen endlich FINDEN, statt lange und umständlich SUCHEN zu müssen. Oder wir finden womöglich viel Unbrauchbares, z.B. Varianten von Geräten, die wir gar nicht besitzen oder weil die Erklärungen sich an eine andere Zielgruppe wenden oder weil unsere Rolle als Anwender nicht erkannt wurde…
Lösungen, die wir kennen
Bekannte Methoden zum Finden von Inhalten sind der Index oder das Inhaltsverzeichnis. Wir verwenden sie in einem Buch, in einem PDF, auf der WebSite oder in einer App. Außerdem kennen wir schon einige Jahre die Volltextsuche, die beispielsweise im PDF gute Dienste leistet. Darüberhinaus kennen wir neben dem eigentlichen Content auch Metadaten, also Daten, die umso notwendiger sind, desto digitaler wir Daten managen und ausgeben wollen.
Allerdings explodieren seit einigen Jahren die Mengen an Content und Firmen haben nicht nur ein System, wie ein CMS, sondern viele andere Systeme, die alle Daten jedoch intern bereithalten. Im Gegensatz dazu gibt es Daten, die vor Ort, also an der Maschine, auf einer Bühne oder auf dem Kran zur Verfügung stehen sollen. Wenn in Zukunft also nicht mehr Papier oder PDF-Dateien die Informationsquellen darstellen sollen, sondern das Smartphone, dann müssen wir dem Anwender mehr bieten, als gedruckte Seiten.
Eine Lösung – die es in sich hat
Die heutigen Suchmechanismen in elektronischen Dokumentationen beschränken sich meist auf die aktuelle Seite, das Buch oder die Datei. Der Suchende muss sich also zu anderen Inhalten oder Dateien durchklicken, wenn er nicht fündig geworden ist. Er kann sich nie sicher sein, ob ihm nicht noch weitere Information entgehen, weil er die betreffende Seite mit seinen Suchkriterien nicht finden kann. Die Suche ist ein Glücksspiel.
Mit den neuen Möglichkeiten von Smart-Information bzgl. Verschränkung von Metadaten und Inhalten kann die Suche neuerdings wesentlich präziser und umfassender stattfinden. Und noch interessanter: Die Suchanfrage bleibt nicht auf eine Seite oder Datei beschränkt, sie umfasst das gesamte Angebot an Produkten und Dateien, die der Hersteller bereitstellt. Jetzt kann man auch von „Smart-Find“ sprechen, denn der Anwender kann sich sicher sein, dass die Abfrage alle Informationen berücksichtigt hat. Eine Suchmaschine mit Indizieren aller Herstellerinhalte sorgt dafür, dass eine übersichtliche, umfassende und präzise Trefferliste für den Anwender erstellt wird. Dabei kann sogar die Qualifikation des spezifischen Anwenders berücksichtigt werden: Er erhält nur die Informationen angezeigt, die ihm angesichts seiner Ausbildung fehlen.
Die Genauigkeit geht so weit, dass die Suchbegriffe im geöffneten Dokument markiert sind. Eine schnelle Übersicht über alle relevanten Trefferstellen mit den zugehörigen Kontexten steht mir bereit.
Diese Methode stellt erst den Anfang und einen Einstieg in die Technologie zukünftiger Such-Algorithmen dar. Prinzipiell gilt: wertvollstes Kapitel sind die Daten der Hersteller. Je präziser und genauer Daten mit Inhalten verknüpft werden sollen, umso wichtiger werden Algorithmen werden.
Übrigens: Bei komplexen Anlagen oder verknüpften Geräten werden in die Suche nicht nur die Informationen zu einem spezifischen Gerät einbezogen, sondern auch die Informationen zu benachbarten Maschinen oder Zuliefergeräten und deren Schnittstellen, die für den Anwender vor Ort wichtig sein könnten.
Mehr Information zur SENNHEISER Documentation-App DEUTSCH oder ENGLISH.
