Smart-Information – ist das erlaubt?

“Von Anfang an wurden Anleitungen und andere Nutzerinformationen zu Produkten auf Papier mitgegeben, mal in hoher Druckqualität, mal als Beipackzettel mit Schreibmaschine. Irgendwann kam PDF auf den Markt, und damit die Frage, ob man die Druckvorlage nicht auch elektronisch weitergeben könne.”

“Die Frage hat sich schleichend beantwortet: Viele, wenn nicht die meisten Nutzerinformationen, werden heute ungedruckt in Form einer PDF-Datei an den Kunden oder Betreiber gesendet. PDF hat also die Form der Weitergabe von Nutzerinformationen grundlegend verändert.”

“Und was ist mit Nutzerinformationen, die als Smart-Information-Anwendungen auf Smartphones oder Tablets publiziert werden? Ist das denn erlaubt?” […mehr]

SQUIDDS – eine Diskussion

Dialog: GÜNTHER (Technischer Redakteur, Experte für Adobe FrameMaker) und CHRISTINE (Redaktion, Coaching):

GÜNTHER:

“Die Materie ist ja durchaus schwierig. Die Praxis zeigt jedoch, dass im Bereich Technischer Dokumentation sehr viel mit PDF-Lieferungen gearbeitet wird. Und warum auch nicht. Zur Absicherung gegenüber den gesetzlichen Vorgaben wird eine Kopie für die entsprechende Abteilung ausgedruckt. Für den Gebrauch einer Anleitung kann sich der Anwender dann das ihm genehme Format wählen.”

“Das mit der Unmittelbarkeit als oberstes Kriterium zur Übergabe der Nutzerinformation scheint mir doch auch reichlich praxisfern. Denn auch eine gedruckte Ausgabe kann verloren gehen, ist im entscheidenden Moment, bei Gefahr, nicht aufzufinden und noch dazu das einzig vorhandene Exemplar, weil keine Kopie gemacht wurde oder keine elektronische Kopie vorhanden ist.”

Christine:

“Warum denn nicht 2-gleisig fahren! Wenn eine technische Produkt-Information auf dem Papier vorhanden sein muss, dann würde ich es vorziehen, diese auch in Form von PDF-Dateien zu haben. Das PDF-Format kann dann mit in die Online-Umgebung aufgenommen werden. PDF kann heute leicht mit indiziert werden, so dass sie auch per SEARCH gefunden werden kann. Und wenn die Information gleichzeitig als Papier vorliegt, dann wird damit den Rechtsgrundlagen genüge getan, was ein wichtiger Aspekt ist.”

Günther:

“Von den 4 angesprochenen Lösungen scheinen mir Punkt drei und vier am ehesten gangbar.
3. Sicherheitsrelevante Infos werden als Druck mitgeliefert, alles andere ist elektronisch
4. Mobile First ist eine online optimierte Lösung, diese Online-Info muss für Druck ergänzt werden.”

Christine:

“Die Möglichkeiten der digitalen KOMMUNIKATION den Informationsfluss in beide Richtungen anzulegen ist auch eine Basis z.B. dafür, dass Sicherheitshinweise erst gelesen werden müssen, um weitere Informationen zu erhalten. Dies kann dokumentiert werden, die Frage ist dann eher, wollen wir das, entspricht das der DSGVO – aber machbar ist das.”

“iiRDS und DITA/XML beinhaltet eigene Wege, die Lösungswege 3 und 4 zu optimieren….
Wie immer, wäre es sinnvoll eine Planung mit verschiedenen Kompetenzträgern auf die Beine zu stellen und juristisch absichern zu lassen.”

Günther:

“Firma Sennheiser hat die reine Online-Dokumentation noch am wahrscheinlichsten. Sie dürfte oben erwähnten Punkt 4 am nächsten kommen. Es werden zu den Inhalten auf der App zusätzlich Druck-Informationen an den Kunden geliefert. Ich glaube mich zu erinnern, dass die zusätzliche Firma Quick-Infos erstellt und liefert.”

“e.on ist mit seinem „Technisches Handbuch Netz“ im Intranet auch den reinen digitalen Weg gegangen. Hier wurde zwar kein Produkt beschrieben, aber viele sicherheitsrelevante Infos für die Mitarbeiter sind dort hinterlegt. Damit sollte eine schrittweise Zentralisierung aller Infos an einem Ort erreicht werden, weg von einzelnen gedruckten Dokumenten oder Dateien auf verschiedenen Laufwerken und Plattformen, die nicht mehr gefunden oder aktuell gehalten werden konnten.”

Fazit: Die Praxis schafft die Tatsachen – also beginnen wir damit.